Zo stel je makkelijker prioriteiten op een overvolle werkdag

Zo werkt het Eisenhower-model

Het model verdeelt je taken over vier kwadranten. Door bij elke taak te bepalen of die dringend is en belangrijk, maak je bewuste keuzes.

1. Dringend en belangrijk: meteen doen
   Sommige taken kunnen simpelweg niet wachten. Ze zijn belangrijk en urgent. Denk aan een deadline die vandaag verloopt, een crisissituatie die om directe actie vraagt of een klantvraag die onmiddellijke opvolging vereist. Deze taken vormen je topprioriteit.
   
   Het gevaar? Dat je alleen nog maar dit soort klussen oppakt, en je dag van brandje naar brandje holt. Zorg dus dat je genoeg ruimte inplant om ook belangrijke, maar minder dringende taken op te pakken. Daarmee voorkom je dat alles op het laatste moment urgent wordt.
   
   
2. Dringend maar niet belangrijk: delegeren of loslaten
   Er zijn ook taken die zich aandienen als spoed, maar die eigenlijk niet zo belangrijk zijn voor jouw doelen of rol. Bijvoorbeeld een collega die je iets vraagt wat hij of zij ook zelf kan oplossen. Of een uitnodiging voor een vergadering waar je weinig toegevoegde waarde hebt.
   
   Deze taken kunnen je werkdag volledig in beslag nemen als je niet oppast. Sta bij dit soort klussen even stil: moet dit écht nu? En ben jij de aangewezen persoon om het te doen? Door vaker te delegeren of vriendelijk ‘nee’ te zeggen, houd je meer ruimte over voor wat ertoe doet.
   
   
3. Niet dringend maar wel belangrijk: plannen
   Dit zijn misschien wel de meest waardevolle taken op je lijst en tegelijk de meest kwetsbare. Omdat ze geen directe druk met zich meebrengen, schuif je ze makkelijk voor je uit. Denk hierbij aan je voorbereiding op een belangrijk gesprek, een ontwikkelgesprek met een collega of het volgen van een training.
   
   Juist deze taken dragen bij aan je lange termijn doelen. Ze maken je werk leuker en zinvoller. Geef ze daarom actief ruimte in je agenda. Zet ze niet “ergens volgende week”, maar plan ze op een concreet moment. Zo voorkom je dat ze ondersneeuwen in de waan van de dag.
   
   
4. Niet dringend en niet belangrijk: schrappen
   Tot slot zijn er ook klussen die weinig toevoegen en geen haast hebben. De nieuwsbrief die je vluchtig wilt lezen, een rapportje waar niemand echt iets mee doet, of een taakje dat je doet uit gewoonte, maar waar niemand op zit te wachten.
   
   De vraag is: waarom zou je daar je tijd aan besteden? Als iets niet belangrijk is en niet urgent, kun je het loslaten. Dat geeft lucht. Niet alles hoeft op jouw bordje te liggen.

Waarom kiezen soms zo lastig is

Kiezen klinkt simpel, maar is het vaak niet. Je wilt collega’s niet teleurstellen, je vindt het lastig om werk los te laten of je denkt dat je alles zelf moet doen. Herkenbaar? Deze gedachten houden je vaak tegen:

• “Ik kan niet kiezen, alles is belangrijk.”
• “Ik wil niemand teleurstellen.”
• “Ze rekenen op mij.”

Toch helpt kiezen je verder. Het zorgt voor meer overzicht, minder stress én meer ruimte om het werk te doen dat echt verschil maakt.