Voorkomen is slimmer dan herstellen: werk risicogestuurd

Risicogestuurd kwaliteitsmanagement is proactief, toekomstgericht en focust op risico’s en kansen. Je kijkt dan niet alleen naar wat fout kan gaan, maar ook naar wat beter kan. Door risico’s vroegtijdig te identificeren, kun je maatregelen nemen voordat er schade ontstaat (nnk.nl).

Past bij moderne organisaties

In onze dynamische wereld staan organisaties voor complexe uitdagingen, zoals digitalisering, duurzaamheid en hogere klantverwachtingen. Om hier snel op in te spelen is het belangrijk dat je organisatie voldoende wendbaar is. Een risicogestuurde aanpak helpt hierbij, doordat deze focust op continue verbetering. Hierdoor kun je fouten voorkomen en kansen benutten. Het helpt je organisatie om vooruit te kijken, sneller te reageren en strategisch te verbeteren, in plaats van alleen maar achteraf problemen op te lossen.

ISO 9001 en risicodenken

De ISO 9001-norm helpt organisaties om risico’s én kansen actief in kaart te brengen. De norm ondersteunt risicogestuurd werken en het bewust risicodenken in alle processen, zoals productieprocessen en administratieve processen. Je kunt hierbij denken aan kwaliteitsdoelen zoals het verkorten van levertijden om klantontevredenheid te voorkomen of het verbeteren van leveranciersbeoordelingen om fouten in de keten te te verminderen. Deze doelen zijn gebaseerd op risico-inzicht en helpen de organisatie om gericht te sturen. Continue verbetering speelt hierin een sleutelrol: door regelmatig te evalueren en bij te sturen, worden risico’s beheersbaar en processen steeds effectiever. Zo draagt risicodenken bij aan kwaliteit én wendbaarheid.

Risicoleiderschap in de praktijk

Leiders spelen een cruciale rol in het succes van risicogestuurd werken. Hun gedrag bepaalt in grote mate of medewerkers risico’s en onzekerheden binnen de organisatie openlijk kunnen bespreken. Een risicoleider stimuleert open communicatie, moedigt medewerkers aan om signalen en twijfels te delen en zorgt voor een veilige omgeving waarin dat kan, zonder angst voor schuld of straf. In zo’n cultuur leren mensen niet pas van fouten als het misgaat, maar al van de signalen die erop wijzen dat er iets mis kan gaan. Denk bijvoorbeeld aan het analyseren van een 'near miss'. een situatie waarin een fout nét op tijd werd voorkomen. Door hier samen van te leren, voorkom je herhaling en verbeter je processen. Risicoleiders vervullen hierin een duidelijke voorbeeldrol. Door zelf open, lerend en reflectief gedrag te tonen, zetten ze de toon voor hun team en dragen ze actief bij aan een risicobewuste organisatiecultuur.

Zo begin je met risicogestuurd werken

Risicogestuurd werken betekent dat je proactief omgaat met risico’s en kansen, in plaats van alleen achteraf brandjes te blussen. Het helpt je om bewuste keuzes te maken, prioriteiten te stellen en de kwaliteit van processen continu te verbeteren. Maar hoe pak je dat aan? Hieronder vind je de belangrijkste stappen om risicogestuurd werken succesvol in te voeren.

Stap 1: Breng risico’s in kaart

Zorg voor zicht op wat er mis kan gaan en waar de grootste kwetsbaarheden zitten. Organiseer hiervoor een risicosessie met betrokken medewerkers waarin je vragen stelt als 'wat kan hier misgaan?' en 'wat gebeurt er als we niets doen?'. Gebruik hierbij eenvoudige tools zoals een risicomatrix, een SWOT-analyse of brainstorm met post-its. Tip: begin klein, bijvoorbeeld door één proces of afdeling als pilot te kiezen.

Stap 2: Beoordeel en prioriteer risico’s

Niet alle risico’s zijn even belangrijk, dus focus op wat écht telt. Beoordeel risico’s op kans en impact, bijvoorbeeld via een risicoscore. Maak onderscheid tussen:

Laag risico → monitoren

Middelgroot risico → beperken

Hoog risico → direct aanpakken

Tip: Betrek medewerkers uit de praktijk bij het inschatten van risico’s, zij kennen de realiteit het best.

Stap 3: Zet risico’s om in acties

Vertaal risico’s in concrete acties of verbetermaatregelen. Leg eigenaarschap vast door te bepalen wie wat doet, wanneer en hoe er wordt opgevolgd. Monitor de voortgang in bestaande overleggen of dashboards. Tip: maak risico’s onderdeel van de dagelijkse werkoverleggen, projectplannen en evaluaties.

Tips

Met onderstaande tips maak je van risicogestuurd werken een nog groter succes:

Focus op oorzaak, niet alleen gevolg

Tip 1: Gebruik oorzaak-gevolgdiagrammen, zoals bijvoorbeeld het visgraatdiagram of de 5x waarom-methode. Dit helpt om systematisch naar de onderliggende oorzaken van problemen te kijken in plaats van alleen symptomen aan te pakken.

Tip 2: Verzamel data vóórdat er iets misgaat, ofwel doe aan proactief risicobeheer. Werk met risicobeoordelingen en FMEA’s (Failure Mode and Effects Analysis) om mogelijke oorzaken te identificeren voordat ze leiden tot incidenten of afwijkingen.

Maak risico’s onderdeel van dagelijkse gesprekken

Tip 3: Start werkoverleggen of dagstarts met een ‘risico van de dag’. Laat medewerkers kort benoemen wat vandaag de grootste risico’s zijn in hun werkzaamheden. Dit creëert bewustzijn én eigenaarschap.

Tip 4: Gebruik informele signalen. Let op wat medewerkers aangeven tijdens koffiemomenten of werkbesprekingen. Niet alles komt in een risicoanalyse terecht, maar kan wel belangrijk zijn.

Gebruik risico’s om te sturen, niet om te straffen

Tip 5: Creëer een open meldcultuur, zonder schuldvragen. Laat duidelijk blijken dat het melden van risico’s of fouten geen straf oplevert, maar juist gewaardeerd wordt. Beloon meldingen met verbeteracties, niet met sancties.

Tip 6: Gebruik risico-informatie in strategisch overleg. Laat zien hoe risico’s kunnen helpen om betere keuzes te maken, zoals prioriteren van middelen, verbetermaatregelen of opleidingsbehoeften. Dat maakt risicoanalyses zinvol en motiverend.