Zo voorkom je digitale overbelasting in je team

Grotere kans op digitale vermoeidheid door hybride werken

Vooral in hybride, kennisintensieve omgevingen zoals het onderwijs, de overheid en consultancy is digitale overbelasting een groeiend probleem. En deze vorm van werken blijkt populair: uit onderzoek van TNO blijkt dat de meeste mensen de voorkeur geven aan een 50-50-verdeling van werken op kantoor en thuiswerken. Een Nature-studie uit 2024 laat zien dat hybride samenwerken de productiviteit niet verlaagt en het verloop zelfs met 33 procent vermindert. Maar hybride werkomgevingen vragen wél om sturing en duidelijke keuzes om digitale stress te voorkomen. De toolbox van TNO helpt organisaties die hybride werken om structuur te geven aan bereikbaarheid, vergaderen, mentale gezondheid en samenwerking.

Vijf oplossingen voor een gezondere digitale werkcultuur 

Volgens de Work Trend Index 2025 van Microsoft besteden kenniswerkers 58 procent van hun tijd aan communicatie en coördinatie, in plaats van aan inhoudelijk werk. Gebruik tools dus op een slimme en doelgerichte manier, door het maken van goede afspraken over meldingen, focusuren en asynchroon werken: 

1. Beperk het aantal tools 

Tools zoals Slack, Teams, Trello en Asana helpen bij de samenwerking en de taakverdeling, maar kunnen ook leiden tot overbelasting. Hoe meer tools een team gebruikt, hoe meer afleiding en onnodige schakelmomenten er ontstaan. Medewerkers verliezen het overzicht en verspillen kostbare tijd aan zoeken, afstemmen en dubbel werk. Door bewust te kiezen voor één communicatietool en één projecttool, creëer je rust, structuur en een gezamenlijke werkwijze. 

2. Maak heldere communicatieafspraken 

Zonder heldere afspraken voelt elke notificatie urgent, wat zorgt voor stress en een opgejaagd gevoel. Teams functioneren beter met duidelijke afspraken over bereikbaarheid, responstijden en wat ‘spoed’ betekent. Door deze afspraken samen te maken, ontstaat er ruimte voor focus en vertrouwen. Bovendien blijkt uit onderzoek door adviesbureau Gallup dat teams die samen hun werkvorm bepalen, het meest betrokken zijn (+ 46 procent), terwijl top-down planning juist demotiverend werkt. 

3. Stimuleer async werken 

Niet elk overleg hoeft live plaats te vinden. Door vaker asynchroon te werken – via updates, video's of geschreven memo’s – geef je teamleden meer regie over hun tijd. Dit verlaagt de vergaderdruk én verhoogt de kwaliteit van ieders bijdrage. 

4. Bescherm focusmomenten 

Samenwerken is belangrijk, maar we verliezen veel tijd door onnodige audio- en videocalls, blijkt uit onderzoek door Asana. Daarom is het belangrijk om tijd te reserveren waarin je ongestoord kunt werken. Door deze momenten als team te respecteren, groeit de productiviteit én het werkplezier. 

5. Geef het goede voorbeeld als leider 

Jouw gedrag als leidinggevende bepaalt de norm. Als jij zelf continu online bent, direct reageert of buiten werktijd berichten stuurt, voelt je team de druk om dat ook te doen. Door digitale rust voor te leven, moedig je gezond gedrag aan. Gallup toont aan dat je als direct leidinggevende voor 70 procent bepalend bent voor de betrokkenheid van je medewerkers. Leiders die coachend of transformationeel optreden, stimuleren de ontwikkeling, motivatie en prestaties van het team. 

Praktische tips 

• Gebruik zo min mogelijk tools, en spreek af waar je wat doet 
• Zet meldingen uit tijdens focusblokken 
• Houd inbox en chat overzichtelijk: archiveer of snooze wat niet urgent is 
• Plan vergadervrije momenten of dagen 
• Bespreek regelmatig wat beter kan in de digitale samenwerking 

Conclusie 

Digitale overbelasting is geen luxeprobleem, maar een serieuze uitdaging voor elk modern team. Het goede nieuws? Met heldere keuzes, duidelijke communicatie en een voorbeeldrol als leider, verlaag je de digitale werkdruk en creëer je ruimte voor focus, energie en samenwerking.